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Authentification des certificats de l’EUIPO

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L’EUIPO est l’agence européenne chargée de l’enregistrement des marques, dessins et modèles valables dans tous les pays de l’UE. La représentation de la Commission européenne en Espagne est responsable de la légalisation des signatures de l’EUIPO. Sur cette page, vous trouverez les informations sur la manière de demander la légalisation, le format, les étapes ultérieures à suivre, etc. 

    • À propos de l’EUIPO et des documents légalisés au sein de la représentation de la Commission Comment demander l’authentification d’une signature de l’EUIPO?
    • Où demander l’authentification de la signature?
    • Comment procéder après avoir obtenu l’authentification de la signature?
    • L’authentification des documents a-t-elle un coût?
    • Liens utiles.

    À propos de l’EUIPO et des documents légalisés au sein de la représentation de la Commission

    L’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO), dont le siège est à Alicante, est l’agence européenne officielle responsable de l’enregistrement des marques, des dessins et des modèles et de garantir sa protection dans les 27 pays de l’Union européenne.

    L’EUIPO délivre des copies certifiées des demandes de marques ou de dessins et modèles communautaires ou des documents figurant dans les dossiers gérés par l’Office, ainsi que des extraits certifiés du registre des marques communautaires. Cependant, certains pays tiers (en dehors de l’Union européenne) demandent que ces copies soient certifiées conformes ou légalisées, afin de pouvoir les admettre comme base de revendication de priorité auprès de leurs offices nationaux respectifs ou comme fondement de tout type de réclamation auprès de leurs autorités. Ces légalisations doivent être demandés à la représentation de la Commission européenne en Espagne. Selon la Commission européenne, le directeur de la Représentation a le pouvoir de légaliser les signatures des fonctionnaires de l’EUIPO.

    Vous pouvez ensuite vérifier les étapes de légalisation d’une signature de l’EUIPO. Nous vous recommandons de contacter, en outre, l’institution de destination des documents ou l’ambassade ou le consulat en Espagne du pays en question, afin de déterminer les formalités requises par le pays.

    Ces procédures suivent les dispositions de la décision nº 2001/C 17/06 de la Commission européenne.

    Comment demander l’authentification d’une signature de l’EUIPO?

    Deux procédures permettent d’obtenir la légalisation d’une signature de l’Office:

    1.- Auprès de la représentation de la Commission européenne en Espagne (Madrid):

    Si le demandeur dispose déjà d’une copie certifiée conforme, il peut l’envoyer par voie postale ou la présenter directement au siège de la Représentation de la Commission à Madrid. À cet effet, il doit joindre à la copie certifiée conforme de l’EUIPO une lettre précisant : qui sollicite la légalisation (adresse postale et coordonnées), le pays pour lequel la légalisation est sollicitée, ainsi que l’adresse à laquelle il souhaite la recevoir ou, s’il préférait la retirer personnellement, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone de contact.

    Dans le cas où les copies certifiées sont téléchargées directement du site web de l'EUIPO, le demandeur devra faire attention à ce que la qualité d'impression de ces copies soit bonne, en format A4 et que les documents soient dûment agrafés ou reliés.

    Il est important, lors de l’impression des documents, que le «code d’identification» apparaisse à droite des pages intérieures et ne soit pas coupé. Si le «code d’identification» n’est pas lisible, le document ne sera pas valable.

    Seules les copies papier peuvent être légalisées. Aucune copie électronique n’est acceptée par courrier électronique. 

    2.- Auprès de l’EUIPO:

    Lors de la demande des copies certifiées à l’Office, il convient de préciser qu’une légalisation des signatures est nécessaire et d’indiquer le pays de destination. Dans ce cas, l’EUIPO génère le document et l’envoie directement à la Représentation de la Commission européenne en Espagne pour sa légalisation. Le demandeur doit également indiquer l’adresse postale à laquelle il souhaite que les copies lui soient envoyées ou, s’il préfère les retirer personnellement, fournir une adresse e-mail ou un numéro de téléphone de contact.

    NOTE: Dans le cas de copies certifiées conformes d’un dessin ou modèle communautaire faisant l’objet d’une publication différée, la possibilité d’envoyer des copies certifiées conformes à une adresse autre que celle du demandeur ou de les collecter personnellement n’est pas disponible.

    Où demander l’authentification de la signature?

    Commission européenne. Représentation en Espagne.

    Légalisations EUIPO

    Paseo de la Castellana, 46

    E-28046 Madrid

    Espagne

    Téléphone (direct): + 34 914238062

    Standard: + 34 914238000

    Bien que la demande de légalisation ne peut pas être faite par courrier électronique, vous pouvez adresser toute question à l’adresse suivante:

    COMM-REP-MAD-EUIPO@ec.europa.eu

    IMPORTANT — La représentation de la Commission européenne en Espagne envoie les documents légalisés par la poste. Elle n’envoie aucun document par messagerie.

    Séminaire web de l’EUIPO avec les informations détaillées sur le téléchargement des copies certifiées conformes et sur le processus de légalisation (durée: 20”).

    Comment procéder après avoir obtenu l’authentification de la signature?

    IMPORTANT — une fois que le document a été légalisé et envoyé ou remis au demandeur, la représentation de la Commission européenne ne prendra aucune mesure supplémentaire.

    TOUTES LES ÉTAPES ULTÉRIEURES SONT À LA CHARGE DU DEMANDEUR ET SOUS SA RESPONSABILITÉ.

    Après avoir reçu la copie certifiée conforme légalisée par la Représentation de la Commission européenne à Madrid, il est possible que:

    • L'institution où on doit présenter le document, l'accepte directement; ou que
    • L'institution de destination exige que le document légalisé soit présenté par la voie diplomatique.

    Dans le second cas, les formalités correspondantes doivent être accomplies auprès de l’ambassade ou du consulat en Espagne du pays de destination du document. Certaines ambassades, en outre, avant d’accepter le document déjà authentifié par la représentation de la Commission européenne en Espagne, demandent également la légalisation du ministère espagnol des affaires étrangères.

    Par conséquent, nous vous conseillons de prendre contact avec l’ambassade ou le consulat compétent afin de déterminer les procédures que vous devez suivre.

    NOTE: Le consulat ou l’ambassade du pays de destination peuvent faire référence à une apostille de La Haye. Cette option n’est pas disponible pour les documents de l’EUIPO parce que l’UE en tant que telle n’est pas membre de la convention de La Haye et, par conséquent, le document doit être légalisé par la voie diplomatique.

    L’authentification des documents a-t-elle un coût ?

    L’authentification des copies certifiées conformes de l’EUIPO à la Représentation de la Commission européenne à Madrid est gratuite.

    Liens utiles

    Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO)

    Liste des ambassades et des consulats accrédités en Espagne (MACE)

    Ministère des affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération, page sur les légalisations.